|
Документарный центр управляющей компании |
|
Серьезной проблемой для управляющих компаний является организация потоков информации между головной организцией и подконтрольными бизнесами.
Ваши дочерние предприятия могут находиться в других городах и даже странах, использовать разные, несовместимые системы документооборота, обеспечения основной деятельности, бухгалтерского и финансового учета. В большинстве случаев проблема сбора отчетности и доведения до исполнителей текущей документации (приказов, инструкций, методичек) решается с помощью все той же электронной почты. Это - ненадежный и плохо контролируемый способ.
Докумена позволяет создать единый документарный центр, где каждый помещенный в хранилище документ сразу становится доступен всем тем, кого он касается. При этом вы можете контролировать всю работу с ним: от фактов просмотра и загрузки до внесения правок. При этом сотрудники предприятий холдинга могут организовать библиотеку документов так, как это удобно им с учетом специфики их деятельности, не мешая другим пользователям. Не возникает и вопроса о том «получили ли вы последнюю версию этой инструкции» и «насколько данные этого отчета соответствуют текущему моменту»: в Докумене всегда видно, какая версия документа актуальна. |
|
Предприятия с разветвленной филиальной сетью зачастую испытывают проблемы во взаимодействии. Организовать надежную и достаточно быстродействующую виртуальную сеть – достаточно хлопотное занятие, поэтому каждый филиал хранит свои документы у себя на серверах.
Что происходит сейчас с проектом договора, который готовят в вашем филиале на Камчатке? Чтобы выяснить это, вам придется разыскивать исполнителя по телефону, не забывая о разнице во времени.
Гораздо проще, если все документы, даже черновики и проекты, будут сразу попадать в общее хранилище Докумены. Обмен данными между филиалами перестает быть проблемой – они могут обмениваться документами, заданиями, пояснениями и комментариями напрямую. В то же время документы филиалов не смешиваются друг с другом: каждый филиал видит свою часть библиотеки, и только руководители компании видят все. |
|
Взаимодействие с партнерами и клиентами |
|
Как довести до сведения ваших многочисленных партнеров новые прайс-листы, тексты типовых агентских договоров на следующий год, маркетинговые материалы, макеты рекламной «раздатки», инструкции и справочники для служб технической поддержки?
Для решения этой задачи может использоваться корпоративный сайт, однако его ведение – достаточно сложное и затратное занятие, кроме того, за кадром остается вся подготовительная работа. Вам сначала необходимо как-то подготовить оригинал документа, загрузить в формальную систему документооборота, согласовать и утвердить его, затем выгрузить, передать все необходимые материалы ответственному за ведение сайта сотруднику, чтобы тот сверстал и положил их в нужный раздел... Конечно, интегрированные системы существуют – но они недешевы и громоздки. Кроме того, для индивидуальной работы с партнером вам скорее всего опять придется запускать почтовую программу или брать в руки телефон: «Скажите, а вы уже выслали нам отчет по продажам за прошлый квартал? А получили счет от вчерашнего числа?».
Простым решением проблемы становится внедрение Докумены. Установите систему с доступом из Интернета, включите режим самостоятельной регистрации пользователей, сообщите веб-адрес вашим партнерам и клиентам – и они смогут работать с готовыми документами и размещать адресованные вам материалы, используя все удобства современного поискового интерфейса и организации взаимодействия. При этом доступ к документам может настраиваться как индивидуально – на основе групп, ролей или персональных списков получателей, так и автоматически, по установенным вами правилам – например, любой документ, в заголовке которого содержится словосочетание «технологическая карта» будет автоматически делаться доступными только для группы «авторизованные сервисы», а документы, не получившие метку «утверждено» - не будут видны никому, кроме ваших собственных сотрудников. |
|
|
Современные условия требуют от компаний чрезвычайной гибкости, динамичности, моментальной адаптации к потребностям и возможностям рынка. В этих условиях все более популярными становятся аутсорсинг и организация деятельности по проектному принципу.
Для каждого нового проекта вы нанимаете оптимальную группу исполнителей – экспертов, разработчиков, консультантов? Ваша компания является координатором крупных целевых программ, в которые вовлечено множество подрядчиков? В любом из этих случаев вы наверняка знакомы с общей проблемой: как довести до всех участников проекта технические задания, исходные данные и материалы, как контролировать процесс текущей разработки, организовать обмен версиями документов между смежниками?
А ведь еще необходимо решать чисто технические вопросы. Например, совместимости: одни подрядчики прислали файл в .docx, другие сочли нецелесообразным обновлять и так неплохо работающий MS Word. А третьи – и вовсе строгие приверженцы открытого софта и работают исключительно в Open Office (кстати, требование о поддержке свободного программного обеспечения сейчас все чаще включается в госконтракты).
Ответ – Докумена. Зарегистрировать новых пользователей с указанием их ролей в проекте, рганизовать обмен информацией, довести документы до общего сведения, собрать отчетные материалы – все это делается здесь легко и удобно.
Многие в подобных ситуациях используют общедоступные сетевые решения типа Google Docs... и это – хороше современное решение. Но: во-первых, компания Гугл не несет никакой ответственности за ваши документы, а во-вторых – у Докумены на сегодня несравненно более богатые возможности по структурированию и классификации документов. Вы можете создавать как статические подборки документов (папки), так и динамические выборки («вся текущая отчетная документация по второму этапу госконтракта...»), причем все классификаторы создают и пополняют сами пользователи, в процессе работы над проектом, с учетом практических нужд и потребностей. Именно поэтому Докумена – предпочтительное решение для длительных проектов с десятками и сотнями документов. |
|
Аккумулятор отчетов корпоративных ИС |
|
Если у вас крупная, давно работающая компания – наверняка вы уже используете значительное количество корпоративных информационных систем: учет и планирование материальных ресурсов (MRP), управление проектами, кадровый учет, финансовая аналитика, взаимодействие с клиентами, колл-центр, не говоря уж о тривиальном бухучете. Все они наверняка могут генерировать множество отчетов и документов: от простых складских накладных до аналитических записок с прогнозами и трендами.
Вопрос – куда попадают эти документы? Далеко не каждому сотруднику и тем более руководителю имеет смысл осваивать сложные интерфейсы специализированной системы. Кроме того – не всегда в них можно обеспечить требуемый уровень разделения доступа. Следовательно, полученные отчеты сохраняются в файл или вовсе распечатываются на бумаге со всеми вытекающими последствиями: потеря данных («куда я сохранил этот файл?»), непонятная актуальность («когда это распечатали?»), сложности поиска, сравнения версий («а что изменилось с прошлой недели?»). Наконец, единственный способ обменяться мнениями по поводу такого отчета – собраться всем вместе в комнате совещаний, потеряв час рабочего времени, или еще дольше обмениваться записками по электронной почте.
В качестве точки накопления создаваемых отчетов может выступить Докумена. В рамках дополнительных работ по внедрению мы можем обеспечить интеграцию хранилища документов с вашими корпоративными системами так, что создаваемые отчеты (в т.ч. в актоматическом режиме, по расписанию) будут сразу же становиться доступными всем, кому положено, и со всеми преимуществами удобного поискового интерфейса и средств организации совместной работы (стикеры, поручения, комментарии, сравнение версий).
|
|
